Démarrez votre journée avec une tâche importante – pas la lecture de vos e-mails !

Le Docteur Patrick Georges, chirurgien du cerveau et professeur en gestion, nous dit dans son livre « Gagner en efficacité » : « Ne commencez pas votre journée par la lecture du courrier. Vos objectifs ont priorité sur ceux des autres ».

L’habitude que nous avons prises de lire nos e-mails en arrivant au bureau « éduque et habitue notre intelligence à ne fonctionner que si elle reçoit une information externe, car, logiquement, elle pense que nous commençons par l’essentiel ». Bref, nous apprenons notre cerveau à devenir réactif et à attendre ce qui vient de l’extérieur pour entrer en action. Or, il est beaucoup plus intéressant d’avoir une approche proactive du travail.

Vous êtes-vous déjà demandé comment séquencer les tâches de la journée et surtout par laquelle commencer ?
Voici certains effets que j’ai constaté lorsque je commence ma journée par la lecture des e-mails :

• Je consacre plus de temps (parfois toute la journée) à réagir à mes e-mails et beaucoup moins à la réalisation de mes propres objectifs ;
• Je me sens épuisée en fin de journée avec le sentiment de ne pas avoir accompli grand-chose ;
• Je suis frustrée parce que les tâches importantes pour moi et la réalisation de mes objectifs passent au deuxième ou au troisième plan jusqu’au jour où elles deviennent urgentes ;
• Mon sentiment de manque de contrôle et de perspective augmente.

C’est tout le contraire quand je commence par une tâche que je me suis choisie au préalable et sur laquelle je puis me concentrer sans les interruptions incessantes de l’e-mail. Je peux très rapidement qualifier ma journée de succès puisque j’ai avancé sur au moins un dossier important durant la première partie de la matinée!

Comment faire concrètement ?

1. Choisissez la veille la tâche par laquelle vous allez commencer votre journée du lendemain : il peut s’agir d’une action restée en suspens, de votre affaire du jour ou de la semaine, d’une tâche importante et non urgente – du moment que vous la choisissiez.
2.  Assurez-vous que cette tâche est bien visible sur votre bureau quand vous arrivez le matin et commencez directement à travailler sur celle-ci.
3. Si vous devez ouvrir votre gestionnaire d’e-mails, modifiez-en la configuration afin qu’il ouvre directement dans l’agenda plutôt que d’afficher les nouveaux e-mails.
4. Donnez-vous un temps de travail ou un objectif de résultat précis pour travailler sur cette première tâche. Actionnez éventuellement un chronomètre ou un système de rappel si avez peur d’oublier d’aller voir vos e-mails.
5. Et bien sûr, vous aurez supprimé les notifications de nouveaux messages entrants !

S’il est vraiment impératif que vous soyez connecté à vos e-mails dès le matin, tâchez au moins de vérifier votre planning de la journée avant de prendre conscience des nouveaux e-mails. Cela vous donnera au minimum la possibilité de mieux organiser les nouvelles priorités.

Vous pouvez aussi vous habituer à commencer votre après-midi par une tâche importante plutôt que par l’e-mail.